FAQ
NDA
Est-ce que les formateurs sous-traitants doivent avoir un NDA ?
Depuis le 6/10/2022, une proposition de loi stipule : « Art. L. 6323-9-2. – Le prestataire mentionné à l’article L. 6351-1 peut confier à un sous-traitant, par contrat et sous sa responsabilité, l’exécution des actions mentionnées à l’article L. 6323-6, dans des conditions définies par voie réglementaire. Le sous-traitant doit avoir préalablement procédé à la déclaration prévue à l’article L. 6351-1 et justifier du respect des conditions mentionnées aux 1° à 3° et 5° de l’article L. 6323-9-1. »
https://www.senat.fr/leg/ppl22-032.html.
Pour le moment, elle ne concerne que les sous-traitants qui organisent des formations éligibles au CPF mais ça risque de s’étendre à tous les OF.
Notre avis :
il vaut mieux demander (dans la mesure du possible) à vos sous-traitants de posséder un NDA (qui peut le + peut le -).
la certification QUALIOPI
Avoir la certification Qualiopi permettra à votre organisme de formation, de prétendre à des prises en charge des fonds publics ou mutualisés.
Il existe cinq catégories de financeurs (Etat, Régions, Pôle emploi, OPCO, Agefiph) de formations professionnelles continues pour les OF ayant obtenus leur certification Qualiopi. Il s’agit des fonds publics et mutualisés.
Fonds mutualisés : Les entreprises sont soumises à des obligations de financement de la formation professionnelle continue. Elles cotisent donc pour que leurs salariés puissent faire des formations. Ces fonds sont mutualisés au sein des opérateurs de compétences (Opco) qui peuvent financer (au moins en partie) les formations des salariés. Ces fonds profitent surtout aux entreprises de moins de 50 salariés. + d’info
Fonds publics : Les fonds publics sont des aides mises en place par l’État pour financer les formations, ils peuvent être délivrés par Pôle-emploi pour un retour à l’emploi ou par les Régions, sur les métiers dits “en tension” qui nécessitent des investissements régionaux ou encore par l’Agefiph pour les personnes en situation de handicap.
Avoir la certification Qualiopi permettra à votre organisme de formation, de prétendre à des prises en charge des fonds publics ou mutualisés.
Il existe cinq catégories de financeurs (Etat, Régions, Pôle emploi, OPCO, Agefiph) de formations professionnelles continues pour les OF ayant obtenus leur certification Qualiopi. Il s’agit des fonds publics et mutualisés.
Fonds mutualisés : Les entreprises sont soumises à des obligations de financement de la formation professionnelle continue. Elles cotisent donc pour que leurs salariés puissent faire des formations. Ces fonds sont mutualisés au sein des opérateurs de compétences (Opco) qui peuvent financer (au moins en partie) les formations des salariés. Ces fonds profitent surtout aux entreprises de moins de 50 salariés. + d’info
Fonds publics : Les fonds publics sont des aides mises en place par l’État pour financer les formations, ils peuvent être délivrés par Pôle-emploi pour un retour à l’emploi ou par les Régions, sur les métiers dits “en tension” qui nécessitent des investissements régionaux ou encore par l’Agefiph pour les personnes en situation de handicap.
Vous aurez deux frais séparés :
– le coût de notre prestation
et le coût d’audit par le certificateur qui dépend de plusieurs facteurs :
Le nombre de catégories à certifier (Formations, Bilans de compétences, VAE ou Apprentissage) et du chiffre d’affaire de l’année N-1 affecté à la formation.
Pour un organisme de formation avec un chiffre d’affaires de moins de 150 000 €, est environ de 1 600 € HT pour un forfait audit initiale et audit de surveillance.
Par conséquent, nous vous invitons à établir une demande de devis avec un certificateur habilité par le Cofrac, à l’issue de laquelle vous connaîtrez le montant appliqué à votre organisme.
Le certificateur est un organisme habilité par le COFRAC à organiser des audits Qualiopi.
L’auditeur est une personne qui travaille pour le certificateur. C’est lui qui viendra auditer l’ensemble de votre OF que ce soit pour l’audit initial, l’audit de surveillance ou l’audit de renouvellement.
Audit Qualiopi
Depuis le 1er septembre, date de l’application de l’arrêté du 31 mai 2023 portant sur diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation, il faut avoir au moins la preuve d’un dépôt de dossier de demande de NDA pour passer la certification Qualiopi.
Il est désormais aussi nécessaire d’avoir réalisé une action dans chaque catégorie que vous souhaitez présenter à l’audit pour que l’audit soit déclenché.
Le nombre d’indicateurs qui concerne votre organisme de formation varie en fonction de votre structure, vous n’aurez pas le même nombre d’indicateurs à passer selon que vous êtes CFA, OF ou CBC ou VAE.
Si vous êtes un organisme de formation (OF), vous aurez au moins 23 indicateurs à passer et au maximum 28 indicateurs.
Si vous avez un CFA, vous serez concerné par les 32 indicateurs du référentiel national qualité.
Si vous avez un Centre de Bilan de Compétences, vous aurez 22 indicateurs à valider.
Si vous avez un centre d’accompagnement de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), vous aurez au moins 24 indicateurs à valider et maximum 28 en fonction de votre situation.
La durée d’audit est calculée en respectant les exigences réglementaires. Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail
En fonction de :
La ou les catégories d’action à certifier : action de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, formation par apprentissage.
Le chiffre d’affaires N-1 de l’organisme affecté aux actions à certifier : trois tranches – Moins de 150 000 €, Entre 150 000 € et 750 000 € et au-delà de 750 000 €.
Cet audit dure moitié moins de temps que l’initial. Sauf si vous êtes considéré comme « nouvel entrant », dans ce cas là l’audit de surveillance sera majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs qui ont fait l’objet de modalités d’audit adapté lors de l’audit initial.
Lors de l’audit, l’auditeur vérifie la conformité de vos documents et procédures par rapport au Référentiel National Qualité. S’il observe un manquement, un écart ou une absence de preuve sur un indicateur, il pourra relever une non-conformité majeure ou mineure.
Les non-conformités Qualiopi, qu’elles soient mineures ou majeures, signifient que certains indicateurs ne sont pas suffisamment respectés.
Ces non-conformités ne vous privent pas pour autant de la certification mais la retardent puisque vous devrez mettre des plans d’action en place pour que la certification soit définitivement validée.
Si la NC est mineure, vous envoyez un plan d’action détaillant les corrections mises en place dans les 6 mois suivant l’audit et elle sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.
Si la NC est majeure, vous envoyez un plan d’action et les preuves pour lever la NC dans les jours suivants l’audit. (Vous avez 3 mois en réalité mais lever une NC rapidement permet d’obtenir la certification rapidement)
Nous vous accompagnerons pour les lever le cas échéant.
PÔLE EMPLOI (France Travail)
Pour toute demande de prise en charge auprès de France Travail (ex Pôle Emploi), vous devez inscrire vos actions de formation auprès du CARIF-OREF de votre région. Le site est la référence nationale en matière d’information sur l’offre de formation. Cette base de donnée est d’ailleurs mise à jour directement par les organismes de formation eux-mêmes.
En bref, vous devez inscrire votre organisme de formation sur le réseau Carif-Oref à partir de votre plateforme régionale. Puis, vous devez enregistrer vos actions de formation pour obtenir un numéro AF pour chacune d’entre elles. Enfin, vous devez inscrire vos sessions de formation pour obtenir leurs numéros SE.
Nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche.
Kairos permet de dématérialiser la transmission des informations relatives aux parcours de formation entre Pôle Emploi et le prestataire de la formation. L’interface Kairos vous permet ainsi de saisir les devis AIF et de réaliser le suivi du parcours de formation de vos stagiaires demandeurs d’emploi.
De plus, Kairos reprend vos informations saisies sur la plateforme Carif-Oref pour faciliter la diffusion de votre offre de formation aux demandeurs d’emploi.
Nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche.
CPF
A compter du 1er janvier 2022, seuls les organismes certifiés Qualiopi pourront être répertoriés sur la plateforme Mon Compte formation et proposer des formations éligibles au CPF.
Pour rendre une formation éligible au CPF, vous avez 3 options :
– Détenir, en tant qu’organisme « certificateur » une certification professionnelle inscrite au Répertoire Spécifique ou au RNCP
– Etablir un partenariat avec un organisme certificateur en charge de l’ingénierie pédagogique de la formation et/ou des épreuves d’évaluation.
– Proposer des actions de formation spécifiques (bilan de compétences, VAE, permis de conduire, actions destinées à la création et reprise d’entreprise), éligibles d’office au CPF, sans condition d’inscription au RNCP ou au Répertoire Spécifique.
Nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche.
Le RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) est un registre qui répertorie tous les diplômes, titres professionnels, certifications et qualifications, permettant la validation des compétences acquises et nécessaires à l’exercice d’une nouvelle activité professionnelle. Autrement dit, une certification visant un métier.
Le RS (Répertoire Spécifique) est une entité où sont enregistrées les certifications et habilitations correspondant à des compétences professionnelles complémentaires à un métier : habilitation sécurité, compétences transversales, certification professionnalisante. En d’autres termes, une certification visant une expertise dans un métier en particulier.
Les deux répertoires sont accessibles sur le site de France compétences qui est en charge d’établir la liste unique des certifications éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF).
Etape n°1 – Créer un compte et télécharger les pièces demandées. La création d’un nouveau compte nécessite une validation d’un administrateur de France compétences, ce qui explique le délai de confirmation d’inscription.
Etape n° 2 – Déposer une demande en remplissant tous les champs du formulaire sans oublier de transmettre la totalité des documents supplémentaires demandés.
Les documents exigés par le RNCP ou le RS ne sont pas les mêmes. Il est possible de télécharger les notices d’aide sur le site de France Compétences (Notice RNCP ou RS).
Etape n°3 – Une fois le dossier transmis, la commission de France Compétences doit s’assurer que la demande de certification répond bien aux exigences du marché, selon le Décret 2018-1172 du 18 décembre 2018.
- Si la demande est rejetée, il est possible de l’actualiser en envoyant les informations complémentaires demandées par France compétences.
- Si la demande est validée, France compétences envoie une confirmation à l’organisme de formation, qui devient alors organisme certificateur. Cette certification est enregistrée pour une durée de 5 ans maximum (3 ans maximum pour les métiers considérés en évolution ou en émergence).
Le délai d’instruction d’un dossier est de 6 mois. Mais attention, si vous vous lancez dans ce projet, il faut le considérer comme un réel investissement à moyen terme.
En effet, il n’est pas rare de devoir présenter le dossier une 2éme fois avec qu’il ne soit accepté (soit 12 mois environ d’étude).